Quanto custa um Empregado? O cálculo que todo Empreendedor precisa conhecer
Atualizado: 1 de jun.
Essa é uma das perguntas mais importantes que um empresário pode fazer — e uma das menos respondidas com clareza. Quanto que me custa, de verdade, manter um colaborador? A resposta vai além do salário. Existem direitos trabalhistas que, embora sejam pagos uma vez por ano, precisam ser considerados mês a mês. Quando você entende essa lógica, o custo real do seu trabalhador fica evidente — e a sua gestão financeira muda de patamar.
A Lógica dos Direitos Anuais Transformados em Percentual Mensal
A chave para entender o custo do trabalhador é simples: todo direito anual pode ser expresso como uma fração mensal. Acompanhe o raciocínio. Mas antes, deixe-nos apresentar nosso Simulador de Encargos Trabalhistas, exclusivo para nossos clientes, disponível em nosso Portal do Empreendedor: https://web.diretiva1.com.br/portal-simulador/encargostrabalhistas, uma ferramenta desenvolvidda para contribuir cada vez mais para seu sucesso!
Férias — 8,33%
O funcionário tem direito a 30 dias de férias a cada 12 meses de trabalho. Se você dividir 100% (o valor integral das férias) por 12 meses, chega a 8,33% ao mês. Isso é exatamente um dozeavo de férias — o que o trabalhador acumula a cada mês trabalhado.
1/3 Constitucional de Férias — 2,78%
Além do salário de férias, a Constituição garante ao trabalhador um acréscimo de um terço. Para calcular a provisão mensal, basta dividir os 8,33% das férias por 3: o resultado é 2,78% ao mês.
13º Salário — 8,33%
Seguindo a mesma lógica: o décimo terceiro é pago uma vez por ano, mas é acumulado mês a mês. Dividindo o valor integral por 12, chegamos a mais 8,33% ao mês.
Aviso Prévio Projetado — 4,17%
É muito mais comum o empregador dispensar o funcionário do que o contrário. Por isso, é prudente provisionar o aviso prévio indenizado. Considerando uma rotatividade média de 24 meses de contrato, divide-se 100% (o custo de um aviso) por 24, chegando a 4,17% ao mês.
Vale lembrar: quanto maior a rotatividade na sua empresa, maior esse percentual. Quanto mais tempo os funcionários permanecem, menor ele fica.
FGTS — 8%
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é recolhido mensalmente e já faz parte do custo corrente: 8% sobre o salário bruto, direto para a conta vinculada do trabalhador.
Multa Fundiária Projetada — 3,20%
Na maioria das rescisões sem justa causa, o empregador paga uma multa de 40% sobre o saldo do FGTS. Como você já recolhe 8% de FGTS por mês, a provisão para essa multa é de 8% × 40% = 3,20% ao mês.
Contribuição Previdenciária Patronal
Para empresas não optantes pelo Simples, os encargos previdenciários patronais são cobrados separadamente sobre cada salário pago — e também incidem sobre as férias, o 1/3 e o 13º no momento do pagamento:
Encargo Patronal | Percentual |
INSS Patronal | 20,00% |
RAT/FAP — Acidente de Trabalho (média) | 2,00% |
Sistema S (SENAI, SESI, SEBRAE etc.) | ~5,80% |
INCRA / SEBRAE / Outros Fundos | ~1,00% |
Total de Encargos Patronais | ~28,80% |
Um Detalhe Que Quase Ninguém Calcula: A Incidência Sobre Férias, 1/3 e 13º
Existe um ponto que passa despercebido na maioria das planilhas de custo: o FGTS, a multa fundiária e os encargos patronais não incidem apenas sobre o salário mensal — eles também incidem sobre as férias, o terço constitucional e o décimo terceiro quando esses direitos são pagos.
A base de cálculo dessas incidências é a soma das três provisões: 8,33% + 2,78% + 8,33% = 19,44% do salário.
FGTS sobre Férias, 1/3 e 13º — 1,56%
Aplicando os 8% de FGTS sobre os 19,44% de base: 8% × 19,44% = 1,56% adicional ao mês.
Multa Fundiária sobre o FGTS Adicional — 0,62%
O saldo do FGTS cresce com essas incidências, e a multa de 40% também incide sobre esse valor. Isso representa mais 40% × 1,56% = 0,62% de provisão mensal.
Encargo Patronal sobre Férias, 1/3 e 13º — 5,60% (somente não-optantes)
Para empresas do Terceiro Setor, Condomínios, Lucro Presumido ou Lucro Real, o INSS patronal e demais contribuições (28,8%) também incidem sobre as férias, o terço e o décimo terceiro no momento do pagamento: 28,8% × 19,44% = 5,60% adicionais por mês.
Somando Tudo: O Custo Trabalhista Além do Salário
Direito / Encargo | Simples Nacional | Não Optantes Simples |
1/12 de Férias | 8,33% | 8,33% |
1/3 Constitucional de Férias | 2,78% | 2,78% |
1/12 de 13º Salário | 8,33% | 8,33% |
FGTS | 8,00% | 8,00% |
Multa Fundiária Projetada | 3,20% | 3,20% |
Aviso Prévio Projetado (24 meses) | 4,17% | 4,17% |
FGTS sobre Férias, 1/3 e 13º | 1,56% | 1,56% |
Multa Fundiária sobre Férias, 1/3 e 13º | 0,62% | 0,62% |
Encargos Patronais sobre o salário | Incluídos no DAS | 28,80% |
Patronal sobre Férias, 1/3 e 13º | — | 5,60% |
Total de Encargos sobre o Salário | 36,99% | 71,39% |
Em termos práticos, além do salário mensal, você precisa considerar sobre esse valor entre 35% e 40% se for optante pelo Simples Nacional ou, entre 70% e 80% caso não seja optante, para que consiga honrar os direitos trabalhistas do seu funcionário no futuro.
O impacto da escolha pelo Regime Tributário adequado
Aqui está o ponto onde muitos empresários se surpreendem: o regime tributário faz uma diferença enorme no custo total do funcionário.
Empresas Optantes pelo Simples Nacional (e MEI)
Para empresas do Simples Nacional, os encargos previdenciários patronais já estão incluídos no recolhimento unificado do DAS. O custo adicional sobre a folha soma as provisões trabalhistas mais as incidências de FGTS e multa fundiária sobre férias, 1/3 e 13º.
Exemplo prático:
Funcionário com salário de R$ 5.000,00
Item | % | Valor |
Salário bruto | 100,00% | R$ 5.000,00 |
1/12 de Férias | 8,33% | R$ 416,50 |
1/3 Constitucional de Férias | 2,78% | R$ 139,00 |
1/12 de 13º Salário | 8,33% | R$ 416,50 |
FGTS | 8,00% | R$ 400,00 |
Multa Fundiária Projetada | 3,20% | R$ 160,00 |
Aviso Prévio Projetado | 4,17% | R$ 208,50 |
FGTS sobre férias, 1/3 e 13º | 1,56% | R$ 78,00 |
Multa fundiária adicional | 0,62% | R$ 31,00 |
Total de encargos | 36,99% | R$ 1.849,50 |
Custo mensal real | R$ 6.849,50 |
Em empresa optantes pelo Simples Nacional, considere aproximadamente R$ 1.850 por mês para cada R$ 5.000 de salário.
Empresas Não Optantes — Lucro Presumido ou Lucro Real
Para essas empresas, os encargos previdenciários patronais são cobrados separadamente sobre cada salário pago — e também incidem sobre as férias, o 1/3 e o 13º no momento do pagamento.
Exemplo prático:
Funcionário com salário de R$ 5.000,00
Item | % | Valor |
Salário bruto | 100,00% | R$ 5.000,00 |
1/12 de Férias | 8,33% | R$ 416,50 |
1/3 Constitucional de Férias | 2,78% | R$ 139,00 |
1/12 de 13º Salário | 8,33% | R$ 416,50 |
FGTS | 8,00% | R$ 400,00 |
Multa Fundiária Projetada | 3,20% | R$ 160,00 |
Aviso Prévio Projetado | 4,17% | R$ 208,50 |
FGTS sobre férias, 1/3 e 13º | 1,56% | R$ 78,00 |
Multa fundiária adicional | 0,62% | R$ 31,00 |
Encargos patronais sobre salário | 28,80% | R$ 1.440,00 |
Patronal sobre férias, 1/3 e 13º | 5,60% | R$ 280,00 |
Total de encargos | 71,39% | R$ 3.569,50 |
Custo mensal real | R$ 8.569,50 |
Em empresa não optantes pelo Simples Nacional, considere aproximadamente R$ 3.570 por mês para cada R$ 5.000 de salário.
Por Que Essa Conta Importa Para o Seu Negócio?
Conhecer o custo real do seu funcionário não é apenas uma questão contábil — é uma decisão estratégica.
Precificação correta. Se você não sabe quanto custa sua equipe, provavelmente está precificando seus produtos ou serviços abaixo do necessário.
Saúde do fluxo de caixa. Férias, décimo terceiro e rescisões pegam muitas empresas de surpresa — e quebram o caixa. Quem provisiona mensalmente não passa por isso.
Decisões de contratação conscientes. Antes de contratar, você precisa saber se consegue sustentar esse custo real, não apenas o salário negociado.
Gestão da rotatividade. O aviso prévio projetado deixa claro: quanto mais você retém talentos, menor é o seu custo trabalhista real. Turnover tem preço.
Conclusão
A pergunta "quanto me custa um trabalhador?" tem uma resposta clara — mas ela exige que você olhe além do salário. Para empresas do Simples Nacional, reserve em torno de 40% a mais do que o salário bruto. Para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real, esse número sobe para cerca de 80%.
Para contribuir cada vez mais com seu processo de gestão, conheça nosso Simulador de Encargos Trabalhistas, exclusivo para nossos clientes, disponível em nosso Portal do Empreendedor: https://web.diretiva1.com.br/portal-simulador/encargostrabalhistas
Faça essa conta agora. Some os salários da sua equipe e aplique o percentual correspondente ao seu regime tributário. O resultado vai te mostrar o custo real da sua folha — e pode mudar a forma como você toma decisões.
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Wagner Giovanni de Oliveira Fontes é Contador e Empreendedor. Professor Universitário. Especialista em Gestão Empresarial. Especialista em Consultoria Contábil pelo SEBRAE/Minas. MBA em Coaching pela Sociedade Brasileira de Coaching. Mestre em Administração de Empresas pela FEAD/Minas. Pós graduado em Psicologia do Marketing e Liderança.
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